مراحل كتابة التقرير

مراحل كتابة التقرير

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

هناك أربعة مراحل سياسية لكتابة التقرير هي :
المرحلة الأولى ــــــــــــــــ الإعداد والتجهيز
المرحلة الثانية ــــــــــــــــ الترتيب والتنسيق
المرحلة الثالثة ــــــــــــــــ الكتابة
المرحلة الرابعة ــــــــــــــــ المراجعة

نقاط مفيدة لكتابة التقرير:

أجزاء التقرير

1عنوان التقرير
2 محتويات التقربر
3 ملخص التقرير
4 النتائج
5 التوصيات
6 التقرير التفصيلي
7 الملاحق

تحديد الهدف من التقرير :
أ ـ حدد مسبقا بدقة ماذا ستقدمه من خلال التقرير بمعنى أعرف بالضبط ما أنت مطالب بعمله .
ب ـ تعايش مع الهدف من التقرير وموضوعه في ذهنك لفترة كافية، بمعنى فكر فيه كثيرا واعرف كيف تفكر وتحدد هدفك بدقة . وغالبا ما يكون الغرض من التقرير بعض أو كل ما يلي :

إعطاء معلومات
تفسير موقف معين أو ظاهرة معينة
عرض أفكار جديدة
تقديم اقتراحات جديدة
دراسة مشكلة معينة
المساعدة في اتخاذ قرار معين

القارئ :
أ ـ ماذا يريد قارئ التقرير أن يعرف ؟

ب ـ ماذا يعرف قارئ التقرير مسبقا ؟

جـ ـ كيف يمكن توصيل المعلومات الجديدة إليه كي تضاف إلى ما لديه من معلومات .
د ـ أي المصطلحات الفنية يستطيع أن يفهم ؟
هـ ـ كيف يمكنه استخدام التقرير . وتذكر دائما الحدود الوظيفية لقارئ التقرير بمعنى السلطات المتاحة لديه لتنفيذ مقترحاتك التي سترد في التقرير . واعرف مقدما ما إذا كانت سلطات قارئك تنفيذية أو إدارية أو فنية .

مصادر المعلومات ( المادة العلمية للتقرير ) :
أ ـ اعرف مسبقا أن مصادر معلوماتك إما مكتبية من خلال السجلات أو المراجع أو ميدانية من خلال الملاحظة العلمية أو الاستبيانات أو الحوار . ثم ابدأ في جمع الحقائق والأفكار عن الموضوع بالتسجيل أو بالمشاهدة المباشرة أو الحوار أو الإطلاع .

ب ـ راجع بدقة كل ما حصلت عليه من حقائق وآراء ووجهات نظر واعرف كيف تفرق بين الحقائق والقيم . المرحلة الثانية : الترتيب والتنسيق : هناك عدة نقاط أساسية يجب مراعاتها ليكون في النهاية دقيقا

تنسيق التقربر وترتيبه:

أ ـ اكتب الغرض من التقرير في عبارة واحدة موجزة

ب ـ تأمل ما جمعته من حقائق وبيانات ومعلومات وأفكار وآراء ووجهات نظر ثم رتبها في تتابع زمني ومنطقي
جـ ـ ضع التقسيمات المبدئية للتقرير
د ـ حدد التسلسل الذي سيتم تقديم التقسيمات على أساسه ثم رقم رؤوس هذه التقسيمات .
هـ رتب المادة التي جمعتها وراجعها بدقة داخل كل قسم بانتظام بحيث تسمح للقارئ بسهولة أن ينتقل من خطوة إلى خطوة في تتابع زمني ومنطقي
ز _تأكد أن استنتاجاتك ومقترحاتك في مستوى ما تحت يديك من حقائق .
ح ـ راجع بدقة العنوان الرئيسي للتقرير وكذلك رؤوس التقسيمات الأساسية بحيث لا تتشابه، وبحيث ترتبط فيما بينها في تتابع زمني أو منطقي .

ط ـ استخدم كلما أمكن وسائل الإيضاح المختلفة فقد يكون رسم بياني واضح أفضل كثيرا من كتابة صفحة كاملة . وفي هذا الصدد نورد لك بعض الرسائل الإيضاحية التي قد يكون من المفيد الاستعانة بها في تقريرك حسب الموقف الذي يعالجه التقرير .

الصور الفوتوغرافية

الرسوم التخطيطية، حيث يمكن عن طريقها إظهار الأفكار المعقدة بسرعة وسهولة ووضوح .

الجداول وهي تستخدم عادة لإظهار البيانات الإحصائية وتسهل عمليات المقارنة، وتساعد على سهولة العرض بشكل منظم .

الخرائط

الرسوم البيانية وقد يتحتم استخدامها في الكثير من الأحيان .
الأسلوب :

قرر أي نمط سوف يكون عليه أسلوب كتابتك، السرد المنطقي، الفقرات المتصلة، الفقرات المنفصلة، التسلسل من خلال نقاط مرقمة . مع ملاحظة أن أي من الأنماط السابقة لابد أن يعتمد على التتابع المنطقي للأحداث أو الأفكار أو الحقائق والمعلومات . كما يجب أن تلاحظ أسلوب كتابتك للتقارير العلمية والفنية وتقارير الأعمال لابد وأن يكون بلغة متزنة تبتعد عن المبالغة أو الإفراط في التشبيهات الأدبية

الخلاصة أو الخاتمة :
يجب أن تتناول الخاتمة كل أو بعض النقاط التالية :

ملخص موجز لما ورد في أقسام التقرير .

ملخص موجز للنتائج والتوصيات .

ذكر القرارات الواجبة الاتخاذ بوضوح كنتيجة للتوصيات وكذلك الأشخاص الذين عليهم إصدار هذه القرارات .

ذكر الدراسات اللازمة الأشكال إذا كان الموقف يتطلب ذلك

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

مهارة كتابة التقرير

تعريف التقرير :التقرير شكل من اشكال الكتابة الوظيفية فيه قدر من الحقائق والمعلومات
حول موضوع معين بناء على طلب من جهة أو سلطة محددة .

هيكل التقرير : يتألف التقرير من

مقدمة : تعريف ما نكتب عنه والهدف منه .

العرض : يضم المعلومات التي يريد الكاتب عرضها .

خاتمة : تتضمن تلخيص ما جاء في التقرير واستنتاجات واقتراحات الكاتب .
صفات التقرير الجيد :

أن يكون واضحا سهل الفهم والتناول .

أن يكون موجزا مؤديا غرضه.

أن يكون موضوعيا .

أن تكون صياغته بشكل غير شخصي ( عدم استعمال الضمير "أنا" ...)

أن يتوخى فيه الكاتب الدقة و السلامة اللغوية .

أن يتميز بالطباعة والتنسيق الجيدين .

أنواع التقرير :

التقرير الاخباري

التقرير المالي

التقرير الاحصائي

التقرير الاداري

=----> (و تذكر) <----=

ان التقرير على اختلاف أنواعه هو رسالة تقدم معلومات لاتخاذ قرار

*

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

إسلوب ولغة التقرير

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذا الرابط]

أسلوب ولغة التقرير
الكتابة بأسلوب واضح
ينبغي الأخذ بعين الاعتبار، أن التقرير يكتب للقارىء وليس للكاتب، ولهذا يجب أن تكيِّف أسلوبك الطبيعي في الكتابة مع ما يلائم القارىء. وهذا قد يتطلب في الكثير من الأحوال القليل من التغيير أو قد لا يتطلب أي تغيير على الإطلاق.
لنفترض على سبيل المثال أنك تكتب تقريراً موجهاً إلى مجلس الإدارة في الشركة أو المؤسسة التي تعمل فيها وإلى أعضاء هذا المجلس وعدده يفوق العشرة مثلاً.
هنا يسمح لك باستعمال لغة بسيطة نوعاً ما وذلك باستعمال ما لا يمكن إستعماله وفقاً للقواعد التقليدية للغة.
إن كان أعضاء مجلس الإدارة من جيل قديم نسبياً فربما يحبذون استعمال اللغة وفق قواعدها التقليدية. فإذا رغبت في موافقتهم على تقريرك عليك الإلتزام بالقواعد التقليدية للغة.
وهذا الأمر لا يفرض عليك أن تبدل أسلوبك في الكتابة كلياً بل تستطيع أن تكتفي فقط بتكييف تقريرك بما يلائم كل عضو في مجلس الإدارة وربما قرّاء آخرين في الشركة أو المؤسسة أو خارجها.
ونماذج القرّاء هم:
ـ الأشخاص الذين هم على معرفة باللغة التقليدية أكثر منك.
ـ الأشخاص الذين يفضلون الأسلوب الحديث في كتابة اللغة.
ـ الأشخاص الذين لا تكون لغة التقرير لغتهم الأم.
ـ الأشخاص الذين لديهم صعوبة في القراءة.
استعمال اللغة العادية:
إذا لم يكن القراء ضمن إحدى الفئات المذكورة سابقاً، يمكنك الإكتفاء باستعمال اللغة العادية والأسلوب السهل. وهذا لا يعني إستعمال اللغة العامية بل يعني على سبيل المثال: إستعمال كلمة البنات بدل كلمة الإناث.
وكذلك اختصار بعض الكلمات أو جمعها معاً (بما يعرف بالترخيم أو حذف بعض الحروف لأنه يسهل القراءة خاصة إذا كان يتوافق مع الكلام العادي.
استعمال لغة فصيحة والبعد عن التكلف والألفاظ الغريبة :
من المهم استعمال الكلمة الصحيحة للتعبير عما تريد إيصاله للناس، وإن لم تفعل ذلك فإن بعض القرَّاء سيعرفون أنك جانبت الصواب.
إذا أردت التأكد من أنك استعملت الكلمة الصحيحة، فعليك بكل بساطة الرجوع إلى قواميس اللغة؛ فإن ذلك سيجنبك الوقوع في الخطأ.
ـ ضبط الكلــمة :
إن قراءة الكلمة بشكل خاطىء يعطي انطباعاً سيئاً عن القارىء، ولذلك يجب ضبط الكلمات وتشكيلها لا سيما الألفاظ الغريبة، وينصح بالرجوع إلى كتاب «مختار الصحاح» للرازي أو «لسان العرب» لإبن منظور لضبط المفردات الغريبة.
ـ التقسيم الصحيح للجمل والعبارات
إن تقسيم الجمل بشكل صحيح يساعد القارىء على فهم الموضوع بشكل أفضل.
فإن عدم استعمال علامات الترقيم يؤدي إلى إدخال المعلومات بعضها ببعض مما يؤدي بالتالي إلى إضعاف التقرير.
ومن علامات الترقيم:
( الفاصلة: ((,)
وتستعمل عند إنتهاء الجملة واكتمال معناها ويكون ما بعدها مرتبطاً بها من حيث المعنى.
ـ الفاصلة المنقوطة أو القاطعة: ( ; / )
وتستعمل لإيقاف الجمل التي تتضمن الكثير من الفواصل.
ـ النقطة: ( . )
وتستعمل عند انتهاء الجملة وابتداء جملة أخرى مستقلة المعنى.
ـ الإختصار:
قد يعني اختصار بعض الكلمات في التقرير أن القارىء قد لا يهتم بقراءة الكلمة بأكملها، وهذا لا ينطبق على معظم القرَّاء. لذلك لا تستعمل هذا الأسلوب إلا في حالات خاصة مثل إختصار الأسماء والألقاب والعناوين الطويلة.
بعض الأمور اللغوية التي يجب مراعاتها:
ـ لا تبدأ الجملة بـ«و»، أو «أو»، أو «لكن».
ـ لا تختم الجملة بأحد حروف الجر

.

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

أنــــــواع التقــــــارير

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

هناك العديد من التقارير التي تنتج وتتداول داخل منشأتنا المختلفة ، وتختلف هذه التقارير باختلاف توقيت إصدارها ومحتواها والشكل التي تظهر به ، بما يخدم الهدف منها ويحقق احتياجات قارئها أو المستفيد منها . ويمكن تقسيم التقارير إلى أنواع كما يلي:ــ
أولاً : من ناحية الزمن :
تقارير دورية
وهي التي تغطي فترات زمنية ثابتة ، عادة ما تحددها نظم العمل بالمنشأة أو قد يحددها القانون في بعض الحالات . وقد تكون هذه التقارير:
يومية : تخطيط المهمة / المشروع
أسبوعية : بداية المشروع
شهرية : نهاية المشروع / المهمة
ربع سنوية : كل ثلاثة شهور.
نصف سنوية : كل ستة شهور .
أو سنوية
وقد يصدر نفس التقرير بواحدة أو أكثر من هذه الدوريات ، فهناك تقرير عن الأداء اليومي ثم يجمع و يقدم شهريا للإداره أو من يهمه الأمر أى يمثل إجماليات التقارير اليومية ، وهكذا.
كما تؤثر العوامل التالية على تحديد دورية التقرير :
· درجة حساسية الموضوع وتأثيره على بعض الأنشطة .
· مدى الحاجة إلى اتخاذ إجراءات تصحيحية سريعة .
· ارتباط موضوع التقرير بموضوعات أخرى لها دورية ثابتة قد لا
· ستطيع المنشأة تغييرها
· احتياجات ورغبات الإدارة
· المستوى الإداري الذي يرفع له التقرير
· اللوائح والقوانين
تقارير غير دورية
وهي التي تكون على فترات زمنية غير ثابتة ، وتختلف من تقرير لأخر، وعادة ما يرتبط مثل هذه التقارير بوقوع أحداث معينة ، مثل وصول رصيد المخزون لأحد الأصناف الهامة إلى مستوى معين ، أو حدوث عطل مفاجئ لإحدى الآلات على خط الإنتاج . وتمسى هذه التقارير أحياناً بالتقارير الخاصة أو التقارير الاستثنائية باعتبارها ترتبط بأمور غير عادية أو نادرة الوقوع وتمثل مشكلة لأحد الأنشطة الرئيسية للمنشأة وتتطلب اتخاذ إجراءات خاصة أيضا أو استثنائية ، وقد تصدر تقارير عن بعض الموضوعات تجمع بين الصفتين معاً ، فنجد في بعض المصانع مثلاً إن هناك تقريراً دورياً عن حالة الآلات وأوقات التوقف وأسبابها ( أعطال ، صيانة دورية ، عدم توافر خامات... ) يصدر أسبوعيا، كما يصدر تقرير فوري – غير دوري – في بعض حالات التوقف لبعض الماكينات أو حالات التوقف الناتجة عن أنواع معينة من الأعطال.
ثانياً : من ناحية الهدف :ــ
-تقارير متابعة
وهي التي تكون مرتبطة بخطة موضوعة أو ببرنامج أو مشروع جاري تنفيذه، وعادة ما تتضمن عملية مقارنة بين ما هو واقع فعلاً وما كان يجب أن يتم وفقاً للخطة أو البرنامج الموضوع، وتوضيح الانحرافات وتقديم تحليل لها وبيان مسبباتها، وأحياناً ما تكون في شكل جدول به خانات تمثل الفعلي و التقديري أو الخطط . وقد يترتب على مثل هذه التقارير اتخاذ قرارات تصحيحية أو تعديل في الخطط الموضوعة أو إعادة توزيع للموارد المتاحة.
تقارير معلومات:
وهي التقارير التي تنقل معلومات عن أحداث أو مواقف معينة ، وتسمى أحياناً تقارير "إخبارية" ، وقد تتضمن تعليقاً مثل وجهة نظر كاتب التقرير ، ويركز هذا النوع من التقارير على الحقائق ، أو ما يطلق عليه البعض "معلومات حقائقية " مثل تقرير المبيعات الشهري لفروع الشركة أو تقرير الصيانة الدورية للآلات ، أو تقرير الأسعار العالمية لبعض المنتجات .
ونادراً ما يترتب على مثل هذه التقارير اتخاذ قرارات معينة ، ففي معظم الأحوال تهدف إلى الإحاطة فقط، إلا إنها يمكن أن تستخدم عند إجراء الدراسات أو وضع الخطط المستقبلية أو عمليات التنبؤ التي تعتمد على السلاسل الزمنية والتي تمثل أرقام فترات سابقة ، كما تساعد على اكتشاف الموسمية وتحديد ظواهر معينة
تقارير الدراسات :
وهي التقارير التي تعرض نتائج الدراسات التي تجري داخل المنشأة أو في البيئة الخارجية، وقد يقوم بها أفراد من المنشأة أو جهات أخرى متخصصة، مثل تقرير دراسة الجدوى الاقتصادية لإنشاء خط إنتاجي جديد بمصنع أو تنويع المنتجات، أو دخول أسواق جديدة، أو إتباع سياسة تسويقية أو ترويجية معينة
وقد يكون الهدف من الدراسة التعرف على أسباب مشكلة معينة وتحديد أنسب الحلول لها . وعادة ما تتضمن مثل هذه التقارير توصيات أو اقتراحات أو تحليل لبدائل معينة ، ودائماً ما تتطلب اتخاذ قرار من مستوى إداري أعلى أو من جهة مسئولة.
تقارير تقييم الأداء :
وهي التقارير التي تقيم مستوى الأداء قياساً بمعايير موضوعة مسبقاً، وتهدف هذه التقارير إلى الحكم على الكفاءة أو إعطاء درجات أو تقديرات تعبر عن مستوى الأداء خلال فترة التقييم، وعادة ما تكون هناك قواعد لكتابة هذا النوع من التقارير تحدد أسلوب القياس ومقارنة الأداء الفعلي بالمعايير المنطقية لمثل هذا العمل.
ومن أمثلتها تقارير تقييم أداء الأفراد ، أو تقييم أداء إدارات معينة أو وحدات نشاط، وقد يترتب عليها اتخاذ قرارات في حالة وجود انحرافات كبيرة أو قد يكتفي أحياناً بالتوجيه أو تصحيح بعض المسارات .
ثالثاً : من ناحية المحتوى :ــ
[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]
-تقارير مالية ومحاسبية :
هي التقارير التي تعبر عن مواقف مالية ، وتتضمن معلومات مالية ومحاسبية ممثلة بالأرقام ومدعمة بتحليلات ومقارنات مع فترات سابقة ، ومن أمثلة هذه التقارير حسابات المتاجرة والأرباح والخسائر والميزانية والقوائم المالية ونتائج الاستثمارات والحسابات المقبوضة والمدفوعة، وحركة النقدية بالصندوق والبنوك
وتصدر هذه التقارير عادة على فترات دورية طويلة نسبياً قياساً بالأنشطة الأخرى.
وقد يقوم بإعدادها أفراد من داخل المنشأة – الإدارية المالية- أو من خارجها مثل مراقبي الحسابات الخارجيين.
تقارير الأنشطة :
وهي التقارير التي تعكس الأنشطة المختلفة بالمنشأة ، مثل الإنتاج أو المبيعات أو المشتريات أو حركة التخزين.
ويطلق عليها البعض "تقارير إدارية" للتمييز بينها وبين التقارير المالية، وتتضمن معلومات تفيد في التعرف على سير العمل في الأنشطة والإدارات المختلفة وتساعد في أعمال الرقابة والتخطيط .
تقارير الأفراد :
وتتضمن معلومات عن الأفراد ، تمثل الجانب الشخصي والوظيفي للفرد، كذلك الجانب السلوكي ، كما تتضمن معلومات عن نشاطه وإنتاجه خلال فترة معنية
ومن أمثلتها التقارير السنوية لتقييم الأفراد، وتقارير فترة الاختيار للمعينين الجدد.
رابعاً : من ناحية الصيغة أو الأسلوب :ــ
تقارير وصفية :
وتكون محتوياتها في شكل فقرات وصفية وتكتب بأسلوب قصصي أو روائي ، ومن أمثلتها دراسات الجدوى وتقارير دراسات السوق واتجاهات المستهلكين.
تقارير سابقة التصميم
وتكون في شكل نماذج مطبوعة ، وعلى كاتب التقرير أن يملأ بياناتها ، وعادة ما يترك بها مكان للتعليق أو إضافة بيانات ليس لها مدخل بالنموذج ، ومن أمثلتها تقارير الحقائب المفقودة بالرحلات الجوية، وتقارير الصيانة الدورية لآلات، وتقارير أداء الأفراد، ويطلق على هذا النوع من التقارير.
خامساً : من ناحية التوجيه:ــ
تقارير داخلية :
وهي التقارير التي توجه إلى الجهات الداخلية ، أي التي ترفع للمستويات الإدارية المختلفة داخل المنشأة أيضاً. ومن أمثلتها تقارير متابعة الإنتاج أو المخزون. وتقارير تحليل المبيعات وبعض التقارير المالية والحاسبية وتقارير أداء الأفراد .
تقارير خارجية :
وهي التقارير التي توجه إلى جهات خارج المنشأة ن مثل جهات الرقابة الحكومية المختلفة ، والأجهزة المركزية والإحصائية . ومن أمثلتها تقارير تطور العمالة وتقارير الإنتاج والمخزون وبعض التقارير المالية.
.

[ندعوك للتسجيل في المنتدى أو التعريف بنفسك لمعاينة هذه الصورة]

» مهارة كتابة الرسالة الرسمية
» مراحل تأسيس الهيئة الكشفية العربية
» "ملك وكتابه" يرد: أزمة سفارة مصر بزامبيا وحقيقة الصحفي صاحب التقرير
» مراحل الكشافة
» أبو جريشة: أقسم بالله طلبوا مني تغيير التقرير وعيب علي "دقن" رئيس اللجنة!